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Unidad de Gestión Documental
Introducción:
La Unidad de Gestión Documental es la instancia responsable de los archivos generales del Ministerio de Salud, tiene como principal función la organización, catalogación, conservación y administración de los documentos, realizando todas las actividades relacionadas con la gestión documental dando cumplimiento a la Ley de Acceso a la Información Pública.
Ante la necesidad de contribuir al fortalecimiento de la gestión documental institucional a través del adecuado manejo de la información, se establece el presente instumento administrativo que define el marco de funcionamiento de la Unidad de Gestión Documental para la ejecución de sus responsabilidades, dentro del marco legal y disposiciones administrativas vigentes.
El presente manual de organización y funciones, describiendo, la estructura organizativa, objetivos, funciones y relaciones de trabajo internas y externas que orientan el eficiente funcionamiento y la delimitación del campo de acción de los diferentes elementos que intervienen en la Unidad de Gestión Documental.
Procesos que involucran a la Unidad de Gestión Documental:
- Gestionar la comunicación social en salud e institucional.
- Implementar y gestionar la calidad.
- Gestionar y administrar estratégicamente los recursos.
- Desarrollar tecnologías de la información y comunicación.
Conozcanos:
Misión:
Unidad responsable de dirigir y ejecutar el Sistema Institucional de Gestión Documental, a fin de administrar, organizar, conservar, valorar y custodiar el patrimonio documental del MINSAL, asegurando la transparencia y el acceso a la información pública.
Visión:
Ser la unidad referente del Sistema Institucional de Gestión Documental, que administre de forma eficiente y oportuna la información oficial, garantizando el acceso a los documentos a los entes de control y a la población en general.
Objetivos:
- General:
Dirigir y orientar técnicamente la administración de la documentación e información generada en las diferentes dependencias del MINSAL, en el ejercicio de las funciones específicas; comprobando el adecuado funcionamiento, con transparencia y acceso a la documentación e información.
- Específicos:
- Determinar los mecanismos para socializar la aplicación de la normativa institucional, planes, proyectos y programas relacionados con la gestión documental, en todas las dependencias del Ministerio de Salud.
- Desarrollar componentes técnicos para la implementación y seguimiento del Sistema Institucional de Gestión Documental, para el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes.
- Establecer procedimientos para el buen manejo y control de las impresiones y reproducciones solicitadas por las dependencias del Ministerio de Salud.
Funciones:
- Elaborar el Plan Anual Operativo de la Unidad, a fin de establecer la identificación de necesidades de recursos para su funcionamiento.
- Planificar, organizar y ejecutar el Sistema Institucional de Gestión Documental.
- Diseñar, proponer y ejecutar documentos normativos de gestión documental y manuales de procedimientos de la unidad.
- Crear y actualizar los instrumentos archivísticos establecidos por la normativa vigente, para asegurar el adecuado tratamiento, la valoración y selección documental.
- Crear y coordinar los comités requeridos para la valoración y selección y tratamiento de la documentación institucional.
- Establecer y coordinar el Comité para la Identificación Documental y el Comité Institucional de Selección y Eliminación Documental (CISED).
- Elaborar y coordinar con las diferentes dependencias los procesos de valoración y disposición final de la documentación, conforme a la normativa técnica jurídica pertinente.
- Elaborar y ejecutar planes de capacitación en gestión documental y administración de archivos, para las diferentes dependencias de la Institución.
- Conservar el patrimonio documental institucional.
- Brindar servicios de calidad de impresión y reproducción, de acuerdo a las necesidades de las dependencias, y establecimientos de salud a nivel nacional.
- Diseñar, implementar y ejecutar procedimientos para la eficiente recepción, administración de los expedientes consolidados de las adquisiciones.
- Ejecutar procedimientos de eliminación de documentos de manera segura, velando por la confidencialidad de la información contenida en los mismos, respetando los plazos de conservación, vigencia y uso de los documentos.
- Diseñar, implementar y ejecutar procedimientos para el tratamiento y eliminación de documentos y expedientes que posean tablas de plazos de conservación documental.
Estructura Organizativa de la Unidad de Gestión Documental:
Fuente: Manual de organización y funciones de la Unidad de Gestión Documental
Descripción de la área y oficinas que conforman la Unidad de Gestión Documental:
- Área de Técnica
- Objetivo:
Brindar asistencia técnica a los procesos relacionados con la Gestión Documental Institucional.
- Funciones:
- Realizar el Plan Operativo Anual de la Unidad.
- Elaborar documentos regulatorios de la Unidad.
- Realizar actividades de identificación, selección y valoración documental del Nivel Superior.
- Manejar el procedimiento para disposición final de documentos administrativos acumulados, expedientes clínicos pasivos, documentos clínicos, recetas médicas no controladas, entre otros.
- Realizar monitoreos a nivel nacional relacionados a los procesos normativos de la Unidad.
- Capacitar al personal técnico, administrativo y jefaturas a nivel nacional de los procesos de la Unidad.
- Participar y elaborar procesos de compra de la Unidad.
- Oficina de Archivo Central:
- Objetivo:
Administrar documentación transferida desde los archivos de gestión de las dependencias del Nivel Superior, cuyo proceso administrativo ha concluido.
- Funciones:
- Elaborar y ejecutar el plan para la organización, descripción y conservación documental conforme a la normativa pertinente.
- Recibir las transferencias documentales provenientes de los archivos de gestión de acuerdo a la calendarización establecida.
- Crear mecanismos de control y consulta de los documentos transferidos.
- Atender las consultas de los usuarios de las dependencias que han transferido documentos al archivo central.
- Brindar capacitaciones a los funcionarios de la institución en el Instructivo para la administración de los archivos de gestión.
- Coordinar los procedimientos de eliminación documental autorizados por el CISED.
- Velar por el buen funcionamiento del Archivo Central y el Área del Procesamiento de Documentos Sin Vigencia y Fuera de Uso.
- Áreas que lo componen:
- Oficina Archivo Institucional de Compras Públicas:
- Objetivo
Responsable con conformar y administrar el expediente consolidado de la gestión de cada una de las contrataciones conforme a lo establecido en la Ley de Compras Públicas.
- Funciones:
- Recibe, registra y resguarda el expediente de la solicitud de compra e inventario de transferencia Unidad Consolidadora de Compras, Unidad de Compras Públicas y Administrador de contrato.
- Consolida el expediente completo de contratación y realiza el proceso de digitalización.
- Oficina de Imprenta:
- Objetivo
Atender y facilitar los requerimientos de documentos institucionales para fortalecer el desempeño de las actividades del MINSAL.
- Funciones:
- Recibir las órdenes de producción de documentos institucionales, debidamente autorizadas por la dirección o jefatura correspondiente.
- Realizar los ajustes mínimos necesarios de las órdenes de producción, velando porque cumpla con los requerimientos y especificaciones del solicitante, manteniendo la calidad en su contenido y forma.
- Realizar anualmente el plan de necesidades de compras o adquisiciones.
- Diseñar, implementar y ejecutar un sistema de control de producciones.
- Elaborar, socializar y ejecutar los manuales, lineamientos e instrumentos para la elaboración de necesidades y producción.
- Áreas que lo componen:
- Área de Adecuación de Arte.
- Área de Impresión Digital a Color.
- Área de Impresión Offset.
- Área de Impresión de Bajo Volumen.
- Área de Impresión Especializada Braille.
- Área de Acabado de Impresión.
Acuerdos
Formulario Orden de Servicios
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Nombre del Formulario |
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Documentos Regulatorios:
Fuente: Centro Virtual de Documentación Regulatoria - MINSAL
Contacto:
