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Unidad de Gestión Documental

Introducción:

La Unidad de Gestión Documental es la responsable de los archivos generales del Ministerio de Salud y tiene como responsabilidad la organización, catalogación, conservación y administración de los documentos de la entidad; realizando todas las actividades relacionadas con la gestión documental en cumplimiento de la Ley de Acceso a la Información Pública (LAIP).

En este sentido y ante la necesidad de contribuir al fortalecimiento de la gestión de la documentación institucional a través del adecuado manejo de la información, se establece la presente herramienta administrativa que define el marco de funcionamiento de la dependencia para la ejecución de sus responsabilidades, a fin de que esté disponible para cuando sea requerida por los mismos funcionarios del Ministerio de Salud, en adelante MINSAL, como por instituciones externas, dentro del marco legal y disposiciones administrativas vigentes, relativas a la gestión documental.

Por lo tanto y con la finalidad de brindar un marco de referencia que sirva de guía para las actividades y funciones de la Unidad de Gestión Documental, se ha elaborado el presente manual de organización y funciones, que describe, la estructura organizativa, objetivos, funciones y relaciones que orientan su eficiente funcionamiento y la delimitación del campo de acción de los diferentes elementos que intervienen en la mencionada unidad.

Procesos que involucran a la Unidad de Gestión Documental:

Gestionar la comunicación social en salud e institucional.
Implementar y gestionar la calidad.
Gestionar y administrar estratégicamente los recursos.
Desarrollar tecnologías de la información y comunicación.

Conozcanos:

Misión:

Visión:

Objetivos:

1. General:

   Dirigir y orientar técnicamente en base a normativas vigentes, la administración de la documentación e información generada en las diferentes dependencias del MINSAL, en el ejercicio de las funciones específicas; comprobando el adecuado
   funcionamiento, con transparencia y acceso a la documentación e información.

    

2. Específicos:

   Determinar mecanismos para socializar la aplicación de la normativa institucional, planes, proyectos y programas relacionados con la gestión documental y archivos, en todas las dependencias del Ministerio de Salud.
   Desarrollar componentes técnicos para la implementación y seguimiento del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos, para el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes.
   Establecer procedimientos para el buen manejo y control de las impresiones y reproducciones solicitadas por las dependencias del MINSAL.

Funciones:

Elaborar el Plan Anual Operativo de la Unidad, a fin de establecer las necesidades de recursos para su funcionamiento.
Planificar, organizar y ejecutar el Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos.
Diseñar, proponer y ejecutar documentos normativos de gestión documental y manuales de procedimientos de la unidad.
Crear y actualizar los instrumentos archivísticos establecidos por la normativa vigente, para asegurar el adecuado tratamiento documental.
Crear y coordinar los comités requeridos para el tratamiento de la documentación institucional.
Establecer y coordinar el Comité para la Identificación Documental y el Comité Institucional de Selección y Eliminación Documental (CISED).
Elaborar y coordinar con las diferentes dependencias los procesos de valoración y disposición final de la documentación, en base a la normativa técnica jurídica pertinente.
Elaborar y ejecutar planes de capacitación en gestión documental y administración de archivos, para las diferentes dependencias de la Institución en coordinación con la Dirección de Recursos Humanos.
Conservar el patrimonio documental institucional.
Diseñar, implementar y ejecutar el sistema institucional de correspondencia.
Brindar servicios de calidad de impresión y reproducción de acuerdo a las necesidades de las dependencias, y establecimientos de salud a nivel nacional.

Organigrama:

Descripción de las oficinas que conforman la Unidad de Gestión Documental:

Oficina de Archivo Central:

Objetivo General:

Funciones:

Elaborar y ejecutar el plan para la organización, descripción y conservación documental conforme a la normativa pertinente.
Recibir las transferencias documentales provenientes de los archivos de gestión de acuerdo a la calendarización establecida.
Crear mecanismos de control y consulta de los documentos transferidos.
Atender las consultas de los usuarios de las dependencias que han transferido documentos al archivo central.
Colaborar en la capacitación de los funcionarios de la institución en la administración de los archivos de gestión.

Oficina de Correspondencia Institucional:

Objetivo General:

Funciones:

Recibir, clasificar y distribuir la documentación, dirigida a dependencias internas o externas según su naturaleza.
Registrar en el Sistema de Control de Correspondencia Institucional, toda la documentación oficial.
Atender consultas de los usuarios sobre el trámite de la comunicación oficial.

Oficina de Imprenta:

Objetivo General:

Funciones:

Recibir las órdenes de producción de documentos institucionales, debidamente autorizadas por la dirección o jefatura correspondiente.
Realizar los ajustes mínimos necesarios de las órdenes de producción, velando porque cumpla con los requerimientos y especificaciones del solicitante, manteniendo la calidad en su contenido y forma.
Realizar anualmente el plan de necesidades de compras o adquisiciones.
Diseñar, implementar y ejecutar un sistema de control de producciones.
Elaborar, socializar y ejecutar los manuales, lineamientos e instrumentos para la elaboración de necesidades e producción.

Acuerdos

Acuerdo No.1893 Procesos para la reproducción e impresión de documentos institucionales del MINSAL

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Formulario Orden de Servicios

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ordenimpresion	Formulario Orden de Servicios Descargar 188 Descargas146.56 KB

Documentos Regulatorios:

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