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Unidad Consolidadora de Compras
Introducción:
En cumplimiento a la Ley de Compras Públicas, la cual tiene por objeto establecer las normas básicas que regularán el ciclo de la compra pública, compuesto por las fases de planificación, selección de contratistas, contratación, seguimiento, liquidación de las contrataciones de obras, bienes y servicios de cualquier naturaleza, que la administración pública deba realizar para la consecución de sus fines, encaminada al uso eficiente de los recursos del Estado, el Ministerio de Salud mediante el Acuerdo Ejecutivo n.° 699, de fecha 10 de marzo del 2023, el Ministerio de Salud, crea la Unidad Consolidadora de Compras a efectos de coordinar con las unidades o
dependencias solicitantes los actos preparatorios para las contrataciones de obras, bienes, servicios y consultorías, así como la descripción adecuada de las especificaciones para la satisfacción de las necesidades institucionales y enviarlo de manera oportuna a la Unidad de Compras Públicas (UCP), de acuerdo a la Planificación Anual de Compras.
En este sentido en el presente manual se describen los diferentes elementos que componen el Manual de organización y funciones de la Unidad Consolidadora de Compras, el cual tiene como propósito identificar con claridad su misión, visión, objetivos, funciones, organigrama, así como, las relaciones de trabajo internas y externas.
Macroprocesos en los que se involucra la Unidad Consolidadora de Compras:
- Apoyo: A04- Proveer servicios de apoyo y soporte.
- Control: C02- Evaluar, dar seguimiento y controlar la gestión del MINSAL.
Conozcanos:
Misión:
Gestionar y coordinar con las unidades o dependencias solicitantes, los documentos requeridos, para la contratación de obras, bienes, servicios o consultorías, así como la entrega de la documentación ante la Unidad de Compras Públicas, para dar inicio al proceso de adquisición y contratación.
Visión:
Ser la Unidad que apoye a las dependencias solicitantes con celeridad, los actos preparatorios para los diferentes procesos de adquisiciones y contrataciones de obras, bienes, servicios o consultorías, cumpliendo lo establecido en la Ley de Compras Públicas (LCP), su reglamento, y demás normativa aplicable.
Objetivos:
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Objetivo General:
Garantizar la ejecución oportuna, eficaz y eficiente de los procesos de consolidación para la adquisición y contratación de obras, bienes, servicios o consultorías, cumpliendo con lo establecido en la Ley de Compras Públicas (LCP), su Reglamento y demás normativa aplicable, así como dar apoyo a las unidades solicitantes en el proceso de sondeo de mercado, inclusión, exclusión, modificación y/o actualización de codificaciones en los listados oficiales y catálogos electrónicos de suministros médicos y no médicos.
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Objetivos Específicos:
- Administrar la inclusión, exclusión y actualización de los listados oficiales y catálogos de suministros médicos y no médicos en coordinación con las áreas técnicas correspondientes, a fin de dar respuesta a la identificación de los suministros requeridos por las áreas solicitantes.
- Realizar sondeos de mercado, que ayuden a las unidades solicitantes a identificar posibles oferentes, así como el apoyo a la Unidad de Compras Públicas, para la invitación de participación e identificación de existencias en mercado.
- Recibir y revisar las solicitudes de compra, de las unidades solicitantes, a fin de poder elaborar la solicitud de compra en el sistema informático, para que la Unidad de Compras Públicas, de inicio al proceso de compra.
- Proporcionar respuesta oportuna a las consultas realizadas por las unidades solicitantes sobre el estatus de los diferentes procesos de compra para garantizar el ingreso de los bienes o servicios de manera oportuna.
Funciones:
- Elaborar, ejecutar y evaluar el Plan Anual Operativo (PAO) de la Unidad.
- Proporcionar asesoría administrativa a las unidades solicitantes para la elaboración de solicitudes de compra de obras, bienes, servicios o consultorías.
- Garantizar que el requerimiento de compra que presenta la unidad solicitante, se encuentre en la Planificación Anual de Compras (PAC) o que esté asociada a un proceso en el sistema COMPRASAL.
- Realizar sondeos de mercado requeridos por las unidades solicitantes, para contrataciones de obras, bienes, servicios o consultorías.
- Mantener actualizados los listados oficiales y catálogos de suministros médicos y no médicos en el sistema informático del MINSAL.
- Dar seguimiento ante la Unidad de Compras Públicas sobre los procesos de compra, para conocer el método de compra y la etapa en que se encuentra.
Organigrama de la Unidad Consolidadora de Compras
Fuente: Manual de organización y funciones de la Unidad Consolidadora de Compras
Descripción de las dependencias que conforman la Unidad Consolidadora de Compras:
- Oficina de Recepción y Evaluación de Solicitudes
Objetivo:
Ser una oficina de apoyo a las Unidades Solicitantes en cuanto a la verificación y apoyo para los preparativos de la documentación necesaria, para dar inicio al proceso de requerimiento de compra de acuerdo a lo detallado en las correspondientes Planificaciones Anuales de Compras.
Funciones:
- Recibir la solicitud, de obras, bienes, servicios o consultorías, con base a las necesidades determinadas por las unidades solicitantes.
- Corroborar que las solicitudes de contrataciones de obras, bienes, servicios o consultorías, se acompañen de las especificaciones o características técnicas de las mismas, propuesta de administrador de contrato u orden de compras y otros elementos de la solicitud.
- Gestionar la recepción de solicitudes, de tal manera que esté conformado por la recopilación del conjunto de documentos necesarios que se generen por las acciones realizadas desde la identificación de la necesidad hasta la solicitud de la adquisición.
- Coordinar en conjunto con las unidades solicitantes la remisión de la Planificación Anual de Compras a la UCP.
- Coordinar la consolidación de las Solicitudes de Compra de las diferentes áreas solicitantes.
- Remitir los expedientes correspondientes de la Unidad Solicitante a la Unidad de Gestión Documental, para su correspondiente archivo.
- Oficina de Sondeos de Mercado
Objetivo:
Ser una oficina de apoyo para las Unidades Solicitantes mediante la búsqueda de posibles proveedores, así como identificar tiempos de entrega, precios y disponibilidad en el mercado, mediante información recibida por parte de los diferentes medios autorizados por la Ley de Compras Públicas.
Funciones:
- Cumplir con los lineamientos específicos para la realización de sondeos de mercado, emitidos por la DINAC.
- Elaborar informe de sondeo de mercado, que detalle posibles proveedores, precios, tiempos de entrega que servirán para la elaboración de solicitudes de compra que contribuyan a una mejor toma de decisiones para la Unidad Solicitante.
- Aumentar la base de datos interna de proveedores con la finalidad de invitar a más empresas, a formar parte de la lista de proveedores del Ministerio de Salud y que estos a su vez, se encuentren inscritos en el Registro Único de Proveedores del Estado (RUPES).
- Oficina de Coordinación Técnica
Objetivo:
Ser una oficina de apoyo a las Unidades Solicitantes en cuanto al ingreso de solicitudes de compra al sistema COMPRASAL y su correspondiente remisión del proceso a la Unidad de Compras Públicas, así como la respuesta oportuna del estatus de los diferentes procesos requeridos por parte de la Institución.
Funciones:
- Administrar el catálogo general de bienes, obras o servicios en el Sistema informático de MINSAL, como apoyo a la creación de códigos de las unidades solicitantes.
- Dar visto bueno a las solicitudes de compra de obras, bienes, servicios o consultorías, correspondiente a la validación de códigos, previo a la recolección de firmas de parte de los solicitantes.
- Verificar que la solicitud de compra que presenta la unidad solicitante para la realización de procesos consolidados, se encuentre asociada a un proceso en el sistema COMPRASAL.
- Ingresar las solicitudes de necesidad y solicitudes específicas, en el sistema COMPRASAL, provenientes del requerimiento por parte de la Unidad Solicitante.
- Remitir la documentación completa de la solicitud de compra a la Unidad de Compras Públicas para iniciar el proceso de contratación.
- Dar respuesta oportuna a las consultas sobre el estatus de los procesos de compra, presentados por las unidades solicitantes.
Documentos Regulatorios:
Fuente: Centro Virtual de Documentación Regulatoria - MINSAL
Contacto:
