En cumplimiento con lo establecido en la Ley de Compras Públicas (LCP) y para fortalecer las acciones administrativas desarrolladas en el MINSAL; la Unidad de Compras Públicas (UCP) es la responsable de llevar a cabo la gestión de las compras con base en las solicitudes de obras, bienes, servicios y consultorías que remitan las unidades solicitantes o Unidad Consolidadora, que estén en concordancia con la aplicación del marco legal, políticas y disposiciones administrativas vigentes.
De esta manera y con la finalidad de brindar un marco de referencia que sirva de guía para las actividades y funciones propias de la UCP, se ha elaborado el presente documento, que describe el marco de funcionamiento de cada uno de los ambientes que componen a la dependencia.
El presente manual de organización y funciones, contiene la estructura organizativa, objetivos, funciones y relaciones que orientan su eficiente funcionamiento y la delimitación del campo de acción de los diferentes elementos que intervienen en la UCP.
Unidad responsable de garantizar la gestión oportuna, eficaz y eficiente de las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios, así como los servicios de consultoría del MINSAL, de acuerdo al marco legal y presupuestario establecido, con ética, transparencia, honestidad y responsabilidad, a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de adquisición de las distintas dependencias y contribuir a la mejora continua de la provisión de los servicios de salud a la población.
Unidad responsable de garantizar la gestión oportuna, eficaz y eficiente de las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios, así como los servicios de consultoría del MINSAL, de acuerdo al marco legal y presupuestario establecido, con ética, transparencia, honestidad y responsabilidad, a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de adquisición de las distintas dependencias y contribuir a la mejora continua de la provisión de los servicios de salud a la población.
- Cumplir las políticas, lineamientos y disposiciones técnicas que sean establecidas por la DINAC y ejecutar todos los procesos con base a lo establecido en la Ley de Compras Públicas y su Reglamento.
- Ser el enlace entre la DINAC y las dependencias de la institución, en cuanto a las actividades técnicas, flujo y registros de información y otros aspectos que se deriven de la gestión de las contrataciones.
- Elaborar, ejecutar y evaluar el Plan Operativo Anual (POA) de la Unidad de Compras Públicas.
- Elaborar la programación anual de compras, de obras, bienes y servicios; así como los servicios de consultoría, en coordinación con las Unidades Solicitantes y/o Unidad Consolidadora y Unidad Financiera Institucional (UFI).
- Verificar la asignación presupuestaria previa a la contratación de todo proceso de compra o a la autorización de modificaciones por incrementos y prorrogas de contratos u órdenes de compra.
- Adecuar conjuntamente con la unidad solicitante, los documentos de solicitud de oferta, que deberá acompañarse de las especificaciones o características técnicas.
- Realizar recepción y apertura de ofertas/propuestas/cotizaciones, levantando el acta correspondiente.
- Brindar asistencia técnica requerida al panel de evaluación de ofertas (PEO) o evaluadores técnicos de ofertas/propuestas/cotizaciones o a la Comisión Especial de Alto Nivel, para el desarrollo y cumplimiento de sus funciones.
- Permitir el acceso al expediente de contratación a las personas involucradas en el proceso, a partir del día siguiente de la notificación hasta el vencimiento del plazo para la interposición del recurso de revisión.
- Mantener actualizada la información requerida en los módulos de COMPRASAL, y llevar el control y la actualización del banco de datos institucional de ofertantes y contratistas.
- Exigir, recibir y devolver las garantías requeridas de los procesos según corresponda; así como gestionar el incremento de las mismas, en la proporción en que el valor y el plazo del contrato u orden de compra aumenten; así como remitir las garantías a la Unidad Financiera Institucional, para su custodia en Tesorería.
- Informar por escrito y trimestralmente al titular de la institución de las contrataciones que se realicen.
- Proporcionar a la DINAC oportunamente toda la información requerida.
- Llevar un registro de oferentes y contratistas, a efecto de incorporar información relacionada con el incumplimiento y demás situaciones que fueren de interés para futuras contrataciones o exclusiones.
- Cumplir con las demás funciones que se le sean atribuidas por la normativa correspondiente.
- Sección Técnica
Objetivo
Apoyar a la jefatura con soporte administrativo, en lo referente a la elaboración de la PAC, informes del que hacer de la Unidad, respuestas a entes contralores; apoyo en el monitoreo de la ejecución de los contratos u órdenes de compra a los administradores de contrato u órdenes de compra; informar al titular sobre los incumplimientos de los contratistas reportados en la ejecución de los contratos u órdenes de compra.
Funciones:
- Coordinar y monitorear la elaboración, aprobación, publicación y ejecución del Plan Anual de Compras (PAC), con Unidad Financiera Institucional (UFI), unidades solicitantes y Unidad Consolidadora de Compras.
- Participar en la elaboración y actualización de la normativa institucional y manuales referentes a las adquisiciones y contrataciones, cuando sea requerido y en coordinación con las diferentes secciones de la UCP.
- Revisión del cumplimiento de requisitos de compra, recepción de la solicitud de compra, para la remisión de los mismos a la Sección de Métodos de Compra.
- Verificar la asignación presupuestaria previa la autorización de modificaciones por incrementos o prórrogas de los contratos u órdenes de compra.
- Monitorear el avance de los procesos de compra por medio de la plataforma COMPRASAL.
- Elaborar y presentar el Informe trimestral sobre procesos de contratación al titular del ramo, o requerimiento del mismo.
- Gestionar la remisión de documentos de contratación de la Sección de Asistencia Jurídica, para el registro de la información en la plataforma de la OIR (documentos Word y PDF).
- Realizar actualización de informes del estatus de procesos de compra.
- Elaborar, gestionar y mantener actualizado el banco de datos institucional de contratistas.
- Gestionar y remitir la información correspondiente a los requerimientos de entes contralores y fiscalizadores.
- Monitorear la ejecución de contratos y órdenes de compra, hasta la recepción final de bienes, obras y servicios.
- Recibir los informes de administradores de contrato u órdenes de compra y actas de recepción para efectos de registro y en caso de incumplimiento trasladar a la autoridad competente para el respectivo trámite legal; en caso no exista incumplimiento se procederá a devolver al contratista las garantías correspondientes.
- Remitir los reportes de incumplimiento de los contratistas al titular, para realizar el trámite sancionatorio correspondiente.
- Elaborar constancias de referencia en el cumplimiento de la adquisición de obras, bienes y servicios, así como servicios de consultoría que sean requeridas por los contratistas.
- Registrar las garantías de cumplimiento de contrato, garantía de anticipo, garantía de buen servicio, funcionamiento o calidad de calidad, garantía de buena obra, reguladas por la ley y gestionar su custodia con la UFI.
- Recibir las solicitudes de modificaciones y prorrogas contractuales solicitadas por los administradores de contratos o unidades solicitantes, realizando una investigación mediante fuentes abiertas, con la finalidad de conocer si los contratistas están involucrados en un proceso de investigación de corrupción ya sea nacional o internacional; el resultado de la investigación deberá quedar documentado en el expediente correspondiente, verificando que la documentación se encuentre completa para remitir a la Sección de Asistencia Jurídica de UCP para su elaboración y gestión ante el Titular.
- Mantener y resguardar el archivo de los expedientes de procesos de compra elaborados con normativa Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, por la sección de Métodos de Compra y otros expedientes generados por las secciones que conforman la UC.
- Elaborar reporte de cumplimiento de obligaciones contractuales por parte de los contratistas, tomando en consideración el informe de administradores de contrato u órdenes de compra.
- Brindar asistencia técnica a los administradores de contrato u órdenes de compra, unidades solicitantes y proveedores, respecto a dudas en cuanto a la ejecución del contrato u orden de compra.
- Gestionar y registrar las adquisiciones a través de los gestores de compra de UNFPA (Fondo de Población de las Naciones Unidas) y archivo de documentos de OPS (Organización Panamericana de la Salud).
- Elaborar y actualizar el informe de asignación de los contratos y órdenes de compra para la gestión de modificativas, incrementos y prorroga de los mismos.
- Sección de Métodos de Compra
Objetivo
Desarrollar los procesos de adquisición de bienes, obras y servicios, así como servicios de consultoría necesarios para la institución, de conformidad a las solicitudes de compras, asegurando la continuidad del abastecimiento, optimizando costos y calidad, aplicando los diferentes métodos de compra establecidos en la Ley de Compras Públicas.
Funciones:
- Ejecutar los diferentes procesos de compra asignando la modalidad correspondiente, número y denominación, de conformidad a la Ley de Compras Públicas y su Reglamento.
- Verificar la asignación presupuestaria previa la autorización de la contratación de todo proceso de compra.
- Adecuar de manera conjunta los documentos de solicitud de oferta/propuesta/cotizaciones, según el tipo de contratación con la unidad solicitante, sección de asistencia jurídica UCP, experto en la materia cuando sea necesario.
- Realizar el aviso especifico de contratación en COMPRASAL, la convocatoria de todos los procesos en las diferentes modalidades y gestionar convocatoria en cualquier otro medio de amplia divulgación según el caso.
- Gestionar de manera oportuna la respuesta a las consultas realizadas por los interesados en participar en el proceso de compra, referente al documento de solicitud de oferta/propuesta/cotizaciones, de manera conjunta con la unidad solicitante y otras instancias pertinentes (cuando aplique).
- Analizar, elaborar y gestionar la aprobación de enmiendas o aclaraciones sobre documentos de solicitud, con fundamento en opiniones técnicas, legales y financieras emitidas, así como la respectiva notificación.
- Realizar la recepción de ofertas/propuestas/cotizaciones y participar en los actos de apertura en coordinación con la Sección de Asistencia Jurídica y levantado el acta correspondiente.
- Gestionar ante la Sección de Asistencia Jurídica-UCP la elaboración de las resoluciones razonadas de las diferentes etapas de los procesos, tales como: prórroga de recepción de ofertas/propuestas/cotizaciones, prórroga de evaluación de ofertas/propuestas/cotizaciones, declaratoria de desierto del proceso, dejar sin efecto, entre otras.
- Convocar a los integrantes del Panel de Evaluación de Ofertas (PEO) o evaluadores técnicos, para la evaluación de ofertas/propuestas/cotizaciones y proporcionar asistencia a las mismas y ser designado de la Jefatura UCP y generar el acta de recomendación que incluye el informe de evaluación con sus respectivos anexos. En el caso de subastas se elabora el informe técnico de evaluación de propuestas y posteriormente se genera el informe de recomendación de acuerdo al resultado de la subasta.
- Realizar previo a la recomendación para la adjudicación/informe de evaluación técnica (en caso de subasta), una investigación por parte del Panel Evaluador de Ofertas o Evaluadores Técnicos mediante fuentes abiertas, con la finalidad de conocer los oferentes/proponentes/cotizantes, están involucrados en un proceso de investigación de corrupción ya sea nacional o internacional; el resultado de la investigación será plasmado en el acta de recomendación o informe de evaluación técnica respectivos.
- Elaborar la resolución de adjudicación que se derive de la recomendación del proceso de evaluación o resultado de subasta, a fin de ser sometido a la aprobación del Titular del MINSAL procediendo a su notificación una vez autorizada la misma.
- Realizar las publicaciones en COMPRASAL, de las diferentes etapas del proceso de compra, de acuerdo al método de compra utilizado.
- Mantener actualizada la información requerida en los módulos de COMPRASAL, hasta la adjudicación.
- Publicar en COMPRASAL el resultado de adjudicación en firme de los diferentes procesos de compra.
- Conformar los expedientes de cada uno de los procesos de compra, de forma ordenada, cronológica, conteniendo toda la documentación generada en la ejecución de las diferentes etapas del proceso hasta su publicación en firme, con su respectivo foliado, entre otros.
- Remisión del expediente del proceso de compra a la Unidad de Gestión Documental.
- Mantener, actualizar y llevar el control del banco de datos institucional de oferentes.
- Elaborar y actualizar el informe de procesos de compra de las diferentes modalidades de compra ejecutadas.
- Sección de Asistencia Jurídica
Objetivo:
Brindar asistencia jurídica en las diferentes etapas de los procesos de compra; elaboración de los contratos u órdenes de compra derivados de los mismos, sus incrementos, prórrogas, modificaciones, verificando la legalidad de los documentos y acciones correspondientes a cada etapa procesal.
Funciones:
- Participar en el proceso de adecuación de documentos de solicitud de ofertas o propuestas, actos de aperturas de ofertas e integrar el Panel de Evaluación de Ofertas (PEO) o Evaluadores Técnicos.
- Elaborar la resolución de inicio del proceso en la modalidad de contratación directa, cuando aplique.
- Realizar la evaluación legal de las ofertas/propuestas/cotizaciones recibidas y subsanaciones (cuando aplique), emitiendo el resultado de la evaluación legal correspondiente.
- Elaborar las resoluciones razonadas de las diferentes etapas de los procesos, tales como: prórroga de recepción de ofertas/propuestas/cotizaciones, prórroga de evaluación de ofertas/propuestas/cotizaciones, declaratoria de desierto del proceso, dejar sin efecto, entre otras.
- Analizar la admisibilidad o inadmisibilidad de los recursos de revisión interpuestos, elaborar la resolución correspondiente y su notificación.
- Gestionar con las unidades solicitantes, UFI y Unidad de Asesoría Jurídica, el personal designado para conformar la Comisión de Alto Nivel y elaborar la resolución de nombramiento.
- Elaboración de la resolución que resuelve el recurso de revisión y su notificación respectiva.
- Remitir el expediente del proceso de compra a la DINAC, en casos que se interponga recurso de apelación.
- Notificar por medio de correo electrónico a la Sección de Métodos de Compra, cuando el proceso esté en firme para su respectiva publicación.
- Elaborar los contratos y órdenes de compra de conformidad con lo establecido en la solicitud de ofertas/propuestas/cotizaciones y la adjudicación del proceso correspondiente, y gestionar la suscripción de los mismos; en el caso de los que requieren firma del Fiscal General de la República, tramitar su remisión juntamente con los documentos de respaldo; después de legalizados los mismos y realizar su distribución.
- Publicar en la plataforma del Sistema Electrónico de Compras Públicas (COMPRASAL), las resoluciones por medio de las cuales se declara: desierto un proceso de compra, dejar sin Efecto, resolución de admisión y resultado del recurso de revisión, contratos u órdenes de compra generados de los procesos de compra.
- Generar los contratos y órdenes de compra en COMPRASAL.
- Recibir, revisar, observar y/o aprobar las garantías de cumplimiento de contrato, garantía de buena calidad, garantía de anticipo y las garantías complementarias, reguladas por la ley, y elaborar la respuesta sobre la solicitud de exoneración de presentación de garantía de cumplimiento contractual, a requerimiento de los contratistas.
- Elaborar acuerdo de nombramiento de administrador de contrato, orden de compra y sus modificativas.
- Elaborar resoluciones razonadas y modificativas de contratos u órdenes de compra a petición del administrador de contrato u orden de compra o unidades solicitantes.
- Elaboración de las resoluciones de prórrogas de contratos u órdenes de compra a petición del administrador de contrato u orden de compra o unidades solicitantes.
- Diligenciar el procedimiento de arreglo directo desde la elaboración de la resolución que da inicio a las mismas, como coordinar y gestionar las reuniones de arreglo directo entre el MINSAL y contratistas, elaborando los oficios y convocatorias a los miembros que integran la Comisión y el acta respectiva de los puntos tratados y acuerdos en cada sesión, y elaborar la resolución por medio de la cual se resuelve modificar el documento contractual.
- Emitir las opiniones jurídicas solicitadas en las diferentes etapas de los procesos de compra, generadas por el área técnica.
- Elaborar y actualizar el informe de contrataciones y resoluciones generadas de los procesos de compra, de forma periódica.
