Unidad responsable de garantizar la gestión oportuna, eficaz y eficiente de las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios del MINSAL, de acuerdo al marco legal y presupuestario establecido, con ética, transparencia, honestidad y responsabilidad, a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de adquisición de las distintas dependencias y contribuir a la mejora continua de la provisión de los servicios de salud a la población.
Ser la Unidad fortalecida con tecnología moderna, personal capacitado y motivado que facilite la celeridad de los diferentes procesos de adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios, cumpliendo lo establecido en la Ley de Compras Públicas (LCP), su Reglamento y demás normativa nacional e internacional aplicable a los procesos de compra, contribuyendo a la mejora continua de los servicios de salud a la población.
- Cumplir las políticas, lineamientos y disposiciones técnicas que sean establecidas por la DINAC y ejecutar todos los procesos objeto de la Ley de Compras Públicas.
- Ser el enlace entre la DINAC y las dependencias de la institución, en cuanto a las actividades técnicas, flujo y registros de información y otros aspectos que se deriven de la gestión de las contrataciones.
- Elaborar, ejecutar y evaluar el Plan Operativo Anual (POA) de la Unidad de Compras Públicas.
- Elaborar la programación anual de compras, de obras, bienes y servicios; así como los servicios de consultoría, en coordinación con las Unidades Solicitantes y/o Unidad Consolidadora y Unidad Financiera Institucional (UFI).
- Verificar la asignación presupuestaria previa a la contratación de todo proceso de compra o a la autorización de modificaciones por incrementos.
- Asesorar a las diferentes dependencias, en materia de adquisiciones y gestionar capacitaciones al personal institucional en materia de procesos de compras.
- Adecuar conjuntamente con la unidad solicitante, los documentos de solicitud de oferta, que deberá acompañarse de las especificaciones o características técnicas.
- Realizar recepción de oferta y propuesta y realizar el acto de apertura respectiva y levantando el acta correspondiente.
- Brindar asistencia técnica requerida al panel de evaluación de ofertas (PEO) o evaluadores técnicos de ofertas y/o propuestas o a la Comisión Especial de Alto Nivel, para el desarrollo y cumplimiento de sus funciones.
- Permitir el acceso al expediente de contratación a las personas involucradas en el proceso, a partir del día siguiente de la notificación hasta el vencimiento del plazo para la interposición del recurso de revisión.
- Mantener actualizada la información requerida en los módulos de COMPRASAL, y llevar el control y la actualización del banco de datos institucional de ofertantes y contratistas.
- Exigir, recibir y devolver las garantías requeridas de los procesos según corresponda; así como gestionar el incremento de las mismas, en la proporción en que el valor y el plazo del contrato u orden de compra aumenten; así como remitir las garantías a la Unidad Financiera Institucional, para su custodia en Tesorería.
- Informar por escrito y trimestralmente al titular de la institución de las contrataciones que se realicen.
- Proporcionar a la DINAC oportunamente toda la información requerida.
- Llevar un registro de oferentes y contratistas, a efecto de incorporar información relacionada con el incumplimiento y demás situaciones que fueren de interés para futuras contrataciones o exclusiones.
- Cumplir con las demás funciones que se le sean atribuidas por la normativa ésta.
- Sección Técnica
Funciones:
- Coordinar y monitorear la elaboración, aprobación, publicación y ejecución del Plan Anual de Compras (PAC), con UFI, unidades solicitantes y Unidad Consolidadora de Compras.
- Participar en la elaboración y actualización de la normativa institucional y manuales referentes a las adquisiciones y contrataciones, cuando sea requerido y en coordinación con las diferentes secciones de la UCP.
- Revisión del cumplimiento de requisitos de compra, recepción de la solicitud de compra y anexos para la asignación del nombre, número y modalidad del proceso de compra a realizar y remisión a la Sección de Métodos de Compra.
- Verificar la asignación presupuestaria previa a la contratación de todo proceso de compra o a la autorización de modificaciones por incrementos.
- Monitorear el avance de los procesos de compra por medio de la plataforma COMPRASAL.
- Elaborar y presentar el Informe periódico o trimestral sobre procesos de contratación al titular del Ramo.
- Gestionar la remisión de documentos de contratación de la Sección de Asistencia Jurídica, para el registro de la información en la plataforma de la OIR. (documentos Word y PDF)
- Realizar actualización de informes del estatus de procesos de compra.
- Elaborar, gestionar y mantener actualizado el banco de datos institucional de ofertantes y contratistas.
- Gestionar y remitir la información correspondiente a los requerimientos de entes contralores y fiscalizadores.
- Monitorear la ejecución de contratos y órdenes de compra, hasta la recepción final de bienes, obras y servicios.
- Recibir los informes de administradores de contrato u órdenes de compra y actas de recepción para efectos de registro y en caso de incumplimiento trasladar a la autoridad competente para el respectivo trámite legal; en caso no exista incumplimiento se procederá a devolver al contratista las garantías correspondientes.
- Remitir los reportes de incumplimiento de los contratistas a la Unidad de Asesoría Jurídica del Minsal, para realizar el trámite sancionatorio correspondiente.
- Elaborar constancias de referencia en el cumplimiento de la adquisición de obras, bienes y servicios, que sean requeridas por los contratistas.
- Registrar las garantías de cumplimiento de contrato, garantía de buena calidad, garantía de anticipo, entre otras reguladas por la ley y gestionar su custodia con UFI.
- Recibir las solicitudes de modificaciones y prorrogas contractuales solicitadas por los administradores de contratos o unidades solicitantes, verificando que la documentación se encuentre completa para remitir a la Sección de Asistencia Jurídica de UCP para su elaboración y gestión ante el Titular.
- Mantener y resguardar el archivo de los expedientes de procesos de compra elaborados con normativa LACAP por la sección de Métodos de Compra y otros expedientes generados por las secciones que conforman la UCP.
- Elaborar reporte de cumplimiento de obligaciones contractuales por parte de los contratistas, tomando en consideración el informe de administradores de contrato u órdenes de compra.
- Brindar asistencia técnica a los administradores de contrato u órdenes de compra, unidades solicitantes y proveedores, respecto a dudas en cuanto a la ejecución del contrato u orden de compra.
- Gestionar y registrar las adquisiciones a través de los gestores de compra de UNFPA y archivo de documentos de OPS.
- Elaborar y actualizar el informe de asignación de los contratos y órdenes de compra para la gestión de modificativas, incrementos y prorroga de los mismos
- Sección de Métodos de Compra
Funciones:
- Ejecutar los diferentes procesos de compra según la modalidad correspondiente, de conformidad a la Ley de Compras Públicas y su Reglamento.
- Adecuar de manera conjunta los documentos de solicitud de oferta y/o propuesta según el tipo de contratación con la unidad solicitante, sección de asistencia jurídica UCP, experto en la materia cuando sea necesario.
- Realizar el aviso especifico de contratación en COMPRASAL, la convocatoria de todos los procesos en las diferentes modalidades y gestionar convocatoria en cualquier otro medio de amplia divulgación según el caso.
- Gestionar de manera oportuna la respuesta a las consultas realizadas por los interesados en participar en el proceso de compra, referente al documento de solicitud de oferta o propuesta, de manera conjunta con la unidad solicitante y otras instancias pertinentes (cuando aplique).
- Analizar, elaborar y gestionar la aprobación de enmiendas o aclaraciones sobre documentos de solicitud de oferta o propuestas, con fundamento en opiniones técnicas, legales y financieras emitidas, así como coordinar su notificación.
- Realizar la recepción de ofertas y/o propuestas y participar en los actos de apertura en coordinación con la Sección de Asistencia Jurídica y levantado el acta correspondiente.
- Gestionar ante la Sección de Asistencia Jurídica-UCP la elaboración de las resoluciones razonadas de las diferentes etapas de los procesos, tales como: prorroga de recepción de ofertas, prorroga de evaluación de ofertas, declaratoria de desierto del proceso, dejar sin efecto, entre otras.
- Convocar a los integrantes del Panel de Evaluación de Ofertas (PEO) o evaluadores técnicos, para la evaluación de ofertas y/o propuestas y proporcionar asistencia a las mismas y ser designado de la Jefatura UCP y generar el acta de recomendación que incluye el informe de evaluación con sus respectivos anexos. En el caso de subastas se elabora el informe técnico de evaluación de propuestas y posteriormente se genera el informe de recomendación de acuerdo al resultado de la subasta.
- Elaborar la resolución de adjudicación que se derive de la recomendación del proceso de evaluación o resultado de subasta, a fin de ser sometido a la aprobación del Titular del MINSAL procediendo a su notificación una vez autorizada la misma.
- Realizar las publicaciones en COMPRASAL, de las diferentes etapas del proceso de compra, de acuerdo al método de compra utilizado.
- Mantener actualizada la información requerida en los módulos de COMPRASAL, hasta la adjudicación.
- Publicar en COMPRASAL y medios de prensa escrita de circulación nacional, cuando aplique, el resultado de adjudicación en firme de los diferentes procesos de compra y en cualquier otro medio de amplia divulgación según el caso.
- Conformar los expedientes de cada uno de los procesos de compra, de forma ordenada, cronológica, conteniendo toda la documentación generada en la ejecución de las diferentes etapas del proceso hasta su publicación en firme, con su respectivo foliado, entre otros.
- Mantener, actualizar y llevar el control del banco de datos institucional de oferentes.
- Remisión del expediente del proceso de compra a la Unidad de Gestión Documental y Archivo.
- Elaborar y actualizar el informe de procesos de compra de las diferentes modalidades de compra ejecutadas.
- Sección de Asistencia Jurídica
Funciones:
- Participar en el proceso de adecuación de documentos de solicitud de ofertas o propuestas, actos de aperturas de ofertas e integrar el Panel de Evaluación de Ofertas (PEO) o Evaluadores Técnicos.
- Elaborar la resolución de inicio del proceso en la modalidad de contratación directa.
- Realizar la evaluación legal de las ofertas o propuestas recibidas y subsanaciones (cuando aplique), emitiendo el resultado de la evaluación legal correspondiente.
- Elaborar las resoluciones razonadas de las diferentes etapas de los procesos, tales como: prorroga de recepción de ofertas, prorroga de evaluación de ofertas, declaratoria de desierto del proceso, dejar sin efecto, entre otras.
- Analizar la admisibilidad o inadmisibilidad de los recursos de revisión interpuestos, elaborar la resolución correspondiente y su notificación.
- Gestionar con las unidades solicitantes, UFI y Unidad de Asesoría Jurídica, el personal designado para conformar la Comisión de Alto Nivel y elaborar la resolución de nombramiento.
- Elaboración de la resolución que resuelve el recurso de revisión y su notificación respectiva.
- Remitir el expediente del proceso de compra a la DINAC, en casos que se interponga recurso de apelación.
- Notificar por medio de correo electrónico a la Sección de Métodos de Compra, cuando el proceso esté en firme para su respectiva publicación.
- Elaborar los contratos y órdenes de compra de conformidad con lo establecido en la solicitud de oferta y/o propuesta y la adjudicación del proceso correspondiente, y gestionar la suscripción de los mismos; en el caso de los que requieren firma del Fiscal General de la República, tramitar su remisión juntamente con los documentos de respaldo; después de legalizados los mismos y realizar su distribución.
- Publicar en la plataforma del Sistema Electrónico de Compras Públicas (COMPRASAL), las resoluciones por medio de las cuales se declara: desierto un proceso de compra, dejar sin Efecto, resolución de admisión y resultado del recurso de revisión, contratos u órdenes de compra generados de los procesos de compra.
- Generar los contratos y órdenes de compra en COMPRASAL.
- Recibir, revisar, observar y/o aprobar las garantías de cumplimiento de contrato, garantía de buena calidad, garantía de anticipo y las garantías complementarias, reguladas por la ley, y elaborar la respuesta sobre la solicitud de exoneración de presentación de garantía de cumplimiento contractual, a requerimiento de los contratistas.
- Elaborar acuerdo de nombramiento de administrador de contrato, orden de compra y sus modificativas.
- Elaborar resoluciones razonadas y modificativas de contratos u órdenes de compra a petición del administrador de contrato u orden de compra o unidades solicitantes.
- Elaboración de las resoluciones de prórrogas de contratos u órdenes de compra a petición del administrador de contrato u orden de compra o unidades solicitantes.
- Diligenciar el procedimiento de arreglo directo desde la elaboración de la resolución que da inicio a las mismas, como coordinar y gestionar las reuniones de arreglo directo entre el MINSAL y contratistas, elaborando los oficios y convocatorias a los miembros que integran la Comisión y el acta respectiva de los puntos tratados y acuerdos en cada sesión, y elaborar la resolución por medio de la cual se resuelve modificar el documento contractual.
- Emitir las opiniones jurídicas solicitadas en las diferentes etapas de los procesos de compra, generadas por el área técnica.
- Elaborar y actualizar el informe de contrataciones y resoluciones generadas de los procesos de compra, de forma periódica.
- Las demás que sean asignadas por la jefatura UCP.
